Hướng dẫn phân biệt cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với lương thử việc và khoản chi trả sau thôi việc

Cục Thuế tỉnh Ninh Bình vừa ban hành Công văn số 4457/NBI-QLDN3 ngày 11/11/2025, hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này làm rõ hai tình huống thường gặp gây lúng túng cho doanh nghiệp: chi trả lương thử việc khi đã ký hợp đồng chính thức và thanh toán công nợ lương sau khi người lao động đã nghỉ việc.

Nguyên tắc xác định thời điểm chịu thuế
Căn cứ pháp lý cốt lõi để xác định nghĩa vụ thuế được dựa trên điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 08 năm 2013. Theo đó, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm tổ chức, cá nhân thực tế chi trả thu nhập cho người nộp thuế, không phụ thuộc vào thời điểm phát sinh công việc.
Dựa trên nguyên tắc này, Công văn 4457/NBI-QLDN3 phân định rõ phương thức khấu trừ cho hai trường hợp cụ thể như sau:
1. Đối với thu nhập giai đoạn thử việc được chi trả sau khi ký hợp đồng chính thức
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp có chu kỳ trả lương khiến khoản lương của giai đoạn thử việc (thường là hợp đồng dưới 03 tháng) được chi trả vào thời điểm người lao động đã được tuyển dụng chính thức (đã ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên).
Cơ quan thuế hướng dẫn: Tại thời điểm chi trả, nếu người lao động đã ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần. Quy định này thay thế cho mức khấu trừ cố định 10% thường áp dụng cho lao động thời vụ, nhằm đảm bảo quyền lợi và tính thống nhất trong quản lý thuế đối với nhân sự chính thức.
2. Đối với các khoản chi trả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động
Ngược lại với trường hợp trên, đối với những khoản tiền lương, tiền công (từ 02 triệu đồng/lần trở lên) được doanh nghiệp chi trả sau thời điểm đã thanh lý hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, mối quan hệ lao động lúc này không còn tồn tại.
Do đó, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo mức toàn phần là 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả, thay vì áp dụng biểu thuế lũy tiến.
Cơ chế làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ
Để hỗ trợ người lao động có thu nhập thấp trong trường hợp bị khấu trừ 10% nêu trên, pháp luật cho phép áp dụng cơ chế bản cam kết. Cụ thể, nếu cá nhân ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, họ có quyền làm bản cam kết (theo mẫu quy định) gửi doanh nghiệp.
Căn cứ vào cam kết này, doanh nghiệp sẽ tạm thời chưa khấu trừ thuế 10%. Tuy nhiên, người làm cam kết bắt buộc phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý nếu phát hiện gian lận.
Quy chuẩn mới về nội dung chứng từ khấu trừ thuế (áp dụng từ 01/6/2025)
Bên cạnh hướng dẫn về nghiệp vụ khấu trừ, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật các thay đổi về hình thức chứng từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2025(sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Kể từ ngày 01/06/2025, nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu sau:
• Thông tin định danh chứng từ: Tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự.
• Thông tin đơn vị chi trả: Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức/cá nhân trả thu nhập.
• Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân), và quốc tịch (nếu là người nước ngoài).
• Thông tin tài chính: Chi tiết khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ. Đặc biệt, phải thể hiện rõ các khoản khấu trừ khác như: bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
• Xác thực: Ngày tháng năm lập và chữ ký của người trả thu nhập (sử dụng chữ ký số đối với chứng từ điện tử).
Việc chuẩn hóa nội dung chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo thuận lợi cho người lao động trong quá trình quyết toán thuế cuối năm.