Nguyên tắc và hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là một trong những căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người nộp thuế. Các quy định hiện hành, chủ yếu tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, đã nêu rõ các nguyên tắc đăng ký và hồ sơ pháp lý cần thiết để chứng minh.

Nguyên tắc xác định giảm trừ

Để được tính giảm trừ gia cảnh, điều kiện tiên quyết là người nộp thuế phải đăng ký thuế và đã được cấp mã số thuế cá nhân.

Khi người nộp thuế đăng ký người phụ thuộc, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc đó. Kể từ thời điểm đăng ký, người nộp thuế được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm.

Pháp luật cũng cho phép, trong trường hợp người nộp thuế chưa kịp tính giảm trừ trong năm tính thuế, họ vẫn được quyền tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Việc này sẽ được thực hiện khi người nộp thuế làm thủ tục quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: đối với các trường hợp là "người phụ thuộc khác" (không phải là con, vợ/chồng, cha/mẹ), thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế. Nếu đăng ký sau thời điểm này, người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ cho năm tính thuế đó.

Một nguyên tắc cốt lõi là mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần duy nhất vào một người nộp thuế trong năm. Trong trường hợp nhiều người nộp thuế cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng một người phụ thuộc (ví dụ: các anh chị em cùng nuôi cha, mẹ), những người này phải tự thỏa thuận để xác định một người duy nhất đứng ra đăng ký giảm trừ.

Quy định về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Để đăng ký giảm trừ, người nộp thuế phải cung cấp các hồ sơ pháp lý theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 79/2022/TT-BTC). Các giấy tờ này được phân loại rõ ràng theo từng đối tượng phụ thuộc.

(1) Đối với con:

- Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chỉ cần bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Căn cước công dân (nếu có).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật (không có khả năng lao động): Hồ sơ bao gồm bản chụp Giấy khai sinh, Căn cước công dân (nếu có) và bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định.

- Con đang theo học: Áp dụng cho con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề... Hồ sơ gồm bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Thẻ sinh viên (hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường).

- Trường hợp con nuôi, con riêng, con ngoài giá thú: Ngoài các giấy tờ trên, cần bổ sung các giấy tờ pháp lý khác để chứng minh mối quan hệ, như quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận cha, mẹ, con...

(2) Đối với vợ hoặc chồng:

- Hồ sơ chứng minh gồm bản chụp Căn cước công dân và các giấy tờ xác định mối quan hệ như: bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn; hoặc bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú (hoặc Thông báo số định danh cá nhân) do cơ quan công an cấp.

- Lưu ý quan trọng: Nếu vợ hoặc chồng đang trong độ tuổi lao động, hồ sơ bắt buộc phải có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động, ví dụ như Giấy xác nhận khuyết tật, hoặc bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh hiểm nghèo (ung thư, AIDS, suy thận mãn...).

(3) Đối với cha, mẹ (hai bên nội, ngoại), cha dượng, mẹ kế, cha mẹ nuôi:

- Hồ sơ gồm bản chụp Căn cước công dân và các giấy tờ hợp pháp xác định mối quan hệ (như Giấy khai sinh, Giấy xác nhận thông tin về cư trú, quyết định công nhận cha mẹ con...).

- Tương tự như trường hợp vợ/chồng, nếu cha, mẹ đang trong độ tuổi lao động, hồ sơ cũng phải bổ sung giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (Giấy xác nhận khuyết tật, hồ sơ bệnh án...).

(4) Đối với các cá nhân khác (ông, bà, anh, chị, em ruột...):

Hồ sơ bao gồm bản chụp Căn cước công dân (hoặc Giấy khai sinh) và các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định pháp luật. Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động, vẫn phải có giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động.

Các giấy tờ hợp pháp xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng có thể bao gồm:

- Bản chụp các văn bản pháp lý xác định nghĩa vụ (nếu có).

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú.

- Bản tự khai của người nộp thuế (theo mẫu tại Thông tư 80/2021/TT-BTC) có xác nhận của UBND cấp xã nơi người nộp thuế cư trú (nếu sống chung), hoặc xác nhận của UBND cấp xã nơi người phụ thuộc cư trú (nếu không sống chung).

Các quy định khác và lộ trình đơn giản hóa thủ tục

Pháp luật cũng có hướng dẫn cho các trường hợp đặc thù:

- Cá nhân cư trú là người nước ngoài: Nếu không có các hồ sơ nêu trên, họ phải cung cấp các tài liệu pháp lý tương tự (do nước ngoài cấp) để làm căn cứ chứng minh.

- Người nộp thuế làm việc tại các cơ quan, tổ chức: Đối với người làm việc trong cơ quan hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế đã khai rõ lý lịch, hồ sơ có thể chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (theo mẫu của Thông tư 80/2021/TT-BTC) có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm xác nhận các nội dung cơ bản (họ tên, năm sinh, quan hệ), còn người nộp thuế tự chịu trách nhiệm về các nội dung khác.

Một điểm đáng chú ý trong lộ trình cải cách hành chính là: kể từ ngày Cơ quan thuế chính thức thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế sẽ không phải nộp các giấy tờ chứng minh nêu trên nếu thông tin liên quan đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.