Quy định mới về các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội và căn cứ tính đóng năm 2025

Năm 2025 đánh dấu sự thay đổi quan trọng trong cơ chế quản lý bảo hiểm xã hội (BHXH) với sự ra đời của Nghị định 158/2025/NĐ-CP ban hành ngày 25 tháng 6 năm 2025 và Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí nhân sự, các đơn vị sử dụng lao động cần phân định rõ các khoản thu nhập phải đóng và không phải đóng BHXH bắt buộc.

Phân loại các khoản phụ cấp và phúc lợi được miễn đóng BHXH
Việc xác định các khoản thu nhập tính đóng BHXH được thực hiện dựa trên nguyên tắc "thường xuyên và ổn định". Căn cứ khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, pháp luật đã loại trừ một số khoản thu nhập mang tính chất hỗ trợ, phúc lợi hoặc biến động ra khỏi cơ cấu tiền lương tính đóng bảo hiểm.
Cụ thể, các khoản tiền lương, phụ cấp và bổ sung phụ thuộc vào biến động năng suất lao động, chất lượng công việc hoặc không xác định được mức tiền cụ thể trong hợp đồng lao động sẽ không thuộc diện bắt buộc đóng BHXH.
Đối chiếu với quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động và Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 12 tháng 11 năm 2020, danh mục các khoản chế độ, phúc lợi được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động và không phải đóng BHXH năm 2025 bao gồm:

1. Nhóm hỗ trợ công việc và sinh hoạt:
o Tiền ăn giữa ca.
o Khoản hỗ trợ xăng xe, đi lại.
o Tiền điện thoại.
o Hỗ trợ tiền nhà ở.
o Hỗ trợ tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
2. Nhóm phúc lợi sự kiện và động viên:
o Tiền thưởng sáng kiến.
o Tiền thưởng chuyên cần (phụ cấp chuyên cần) dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc.
o Quà hoặc tiền hỗ trợ nhân dịp sinh nhật của người lao động.
o Hỗ trợ khi người lao động kết hôn hoặc có người thân kết hôn.
3. Nhóm trợ cấp khó khăn, rủi ro:
o Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời.
o Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.

Xác định căn cứ đóng BHXH bắt buộc theo từng nhóm đối tượng
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Điều 31) đã thiết lập khung pháp lý rõ ràng về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, phân chia theo tính chất khu vực quản lý nhà nước và doanh nghiệp.
Đối với khu vực thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định:
Căn cứ đóng BHXH là tiền lương tháng theo ngạch, bậc, chức vụ, cấp bậc quân hàm. Ngoài ra, khoản này còn bao gồm các loại phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề và hệ số chênh lệch bảo lưu lương (nếu có).
Đối với khu vực thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định (Doanh nghiệp):
Căn cứ đóng là tiền lương tháng bao gồm ba thành tố:

1. Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
2. Phụ cấp lương.
3. Các khoản bổ sung khác.

Điều kiện tiên quyết: Các khoản này phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Quy định về mức trần và mức sàn đóng bảo hiểm:

• Mức thấp nhất: Bằng mức tham chiếu tại thời điểm đóng (đối với một số nhóm đối tượng đặc thù như người hoạt động không chuyên trách, mức đóng có thể thấp hơn nhưng phải đảm bảo theo quy định Chính phủ hoặc chuẩn nghèo khu vực nông thôn đối với BHXH tự nguyện).
• Mức cao nhất: Bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.

Lưu ý trường hợp ngừng việc: Trong trường hợp người lao động ngừng việc nhưng vẫn được hưởng tiền lương, nếu mức lương này bằng hoặc cao hơn mức căn cứ đóng BHXH thấp nhất thì doanh nghiệp và người lao động thực hiện đóng bảo hiểm dựa trên mức lương thực tế được hưởng trong thời gian ngừng việc đó.