Quy định về giá trị pháp lý của bản sao, văn bản chứng thực và các trường hợp bị vô hiệu

Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định chi tiết về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định giá trị sử dụng của các loại giấy tờ này trong các giao dịch dân sự và hành chính.
Giá trị pháp lý của các loại văn bản chứng thực
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc "cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác như trong sổ gốc.
Giá trị pháp lý của các hình thức này được quy định rõ tại Điều 3 của Nghị định:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc: Có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã được dùng để đối chiếu khi thực hiện chứng thực.
3. Chữ ký được chứng thực: Có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Có giá trị chứng cứ, chứng minh về thời gian, địa điểm các bên ký kết; cũng như chứng minh năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.
Như vậy, bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính đều có giá trị thay thế cho bản chính trong các giao dịch, trừ một số trường hợp ngoại lệ theo quy định.
Xử lý văn bản chứng thực không đúng quy định
Tuy nhiên, các văn bản, giấy tờ nếu được chứng thực không đúng quy trình, quy định của pháp luật sẽ không có giá trị pháp lý.
Điều 7 Thông tư 01/2020/TT-BTP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP) đã quy định cụ thể về vấn đề này. Theo đó, các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chứng thực chữ ký không tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP thì đều không có giá trị pháp lý.
Thẩm quyền và trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý
Khi phát hiện các giấy tờ, văn bản bị chứng thực sai quy định, pháp luật cũng quy định rõ trách nhiệm và thẩm quyền ra quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các văn bản này.
• Đối với văn bản chứng thực trong nước: Thẩm quyền này thuộc về Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý đối với các giấy tờ, văn bản do chính cơ quan mình thực hiện chứng thực.
• Một điểm đáng lưu ý là, đối với các văn bản, giấy tờ do Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (trước đây) thực hiện chứng thực, nếu hiện tại hồ sơ chứng thực và Sổ chứng thực đang được lưu trữ tại UBND cấp xã mới, thì Chủ tịch UBND cấp xã đó cũng có thẩm quyền ra quyết định hủy bỏ.
• Sau khi ban hành quyết định, Chủ tịch UBND cấp xã phải thông báo và đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã bị hủy bỏ giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Đối với văn bản chứng thực ở nước ngoài: Trách nhiệm này thuộc về Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đạij diện lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền chức năng lãnh sự của Việt Nam. Các cơ quan này sẽ ban hành quyết định hủy bỏ và đăng tải thông tin lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.
Pháp luật yêu cầu việc ban hành quyết định hủy bỏ và công bố thông tin phải được thực hiện ngay sau khi phát hiện ra vi phạm trong quy trình chứng thực.