2 CÁCH ĐĂNG KÝ MÃ ĐỊNH DANH CHO DOANH NGHIỆP

1. Định danh doanh nghiệp điện tử là gì?

Định danh doanh nghiệp điện tử là quá trình xác lập, xác thực và chính thức hóa thông tin của doanh nghiệp trên môi trường số, thông qua các phương tiện điện tử do cơ quan có thẩm quyền cung cấp và quản lý. Quá trình này giúp cơ quan nhà nước thuận lợi trong việc giám sát, quản lý hoạt động của doanh nghiệp; đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hành chính, thương mại một cách hợp pháp, minh bạch và hiệu quả.

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP, thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức gồm:

a) Số định danh của cơ quan, tổ chức;

b) Tên cơ quan, tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có);

c) Ngày, tháng, năm thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chính;

đ) Mã số thuế (nếu có);

e) Mã số doanh nghiệp (nếu có);

g) Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có);

h) Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân (hoặc số định danh của người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức.

2. Số định danh của cơ quan, tổ chức là dãy số tự nhiên duy nhất do hệ thống định danh và xác thực điện tử xác lập để quản lý danh tính điện tử của một cơ quan, tổ chức.

Từ đó có thể thấy, việc thiết lập danh tính điện tử cho doanh nghiệp phải được thực hiện thông qua quá trình định danh điện tử. Cụ thể, doanh nghiệp cần đăng ký và được cấp một tài khoản điện tử chuyên biệt, cho phép truy cập và sử dụng các tiện ích của hệ thống định danh – xác thực điện tử quốc gia, cũng như các nền tảng số liên quan theo đúng quy định của pháp luật.

2. Định danh doanh nghiệp có bắt buộc không?

Từ ngày 01/7/2027: Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID khi thực hiện thủ tục hành chính. Theo quy định tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2027, tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng duy nhất tài khoản định danh điện tử VNeID do Bộ Công an cấp để đăng nhập và sử dụng các dịch vụ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cũng như hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ và cấp tỉnh.

Điều này đồng nghĩa với việc các tài khoản đăng nhập hiện tại do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc các hệ thống thông tin cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức chỉ còn hiệu lực sử dụng đến hết ngày 30/6/2027.

Việc sử dụng mã định danh điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp như:

- Ký số điện tử các loại văn bản, hợp đồng, tài liệu hành chính;

- Khai báo thuế trực tuyến;

- Đăng ký các dịch vụ hành chính công: xin cấp giấy phép kinh doanh, giấy phép xây dựng, v.v.

Việc đăng ký và sử dụng định danh điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý thủ tục hành chính nhờ tích hợp thông tin trong một tài khoản duy nhất. Đây cũng là yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp và thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số.

Đồng thời, việc áp dụng định danh điện tử cũng mang lại lợi ích lớn cho cơ quan quản lý nhà nước, giúp tăng cường hiệu quả giám sát, minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp, hỗ trợ xây dựng chính sách, đặc biệt là chính sách thuế, ngày càng sát thực và phù hợp hơn.

3. Hướng dẫn 2 cách đăng ký mã định danh cho doanh nghiệp 

Dưới đây là hướng dẫn 2 cách đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp trực tiếp và trực tuyến cụ thể như sau:

3.1 Hướng dẫn đăng ký mã định danh cho doanh nghiệp trực tuyến trên VNeID

Căn cứ, quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1:  Người đại diện hợp pháp doanh nghiệp hoặc người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 đăng nhập tài khoản trên ứng dụng VNeID.

- Tại trang chủ ứng dụng VNeID chọn “Định danh tổ chức”.

Bước 2: Tại giao diện  “Đổi tài khoản”, chọn “Đăng ký định danh tổ chức”.

Bước 3: Xác thực mật khẩu hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.

Bước 4: Chọn loại đăng ký định danh tổ chức.

- Tại giao diện định danh tổ chức nhấn “Đăng ký định danh tổ chức”,  tại giao diện đăng ký định danh tổ chức nhấp chọn “Người kê khai”.

- Tại giao diện người kê khai lựa chọn 1 trong 2 tùy chọn loại đăng ký định danh tổ chức:

+ Người kê khai là người đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức

+ Người khai báo là người được đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức ủy quyền để thực hiện đăng ký định danh tổ chức.

Bước 5: Nhập thông tin của doanh nghiệp, tổ chức.

- Loại hình tổ chức

- Tên công ty

- Mã số doanh nghiệp

- Mã định doanh điện tử của cơ quan, tổ chức

- Tải logo.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin của doanh nghiệp người dùng nhấn chọn “Tôi xác nhận những thông tin trên là đúng và muốn tạo tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức”, sau đó nhấn “Gửi yêu cầu”.

Bước 6: Người đăng ký nhập đúng mật khẩu hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.

Bước 7: Ứng dụng thông báo yêu cầu đăng ký tài khoản định danh doanh nghiệp thành công.

Bước 8: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử kiểm tra, xác thực hồ sơ

- Đối với thông tin cần xác thực về doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh là 03 ngày làm việc.

- Đối với thông tin cần xác minh về doanh nghiệp không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh không quá 15 ngày làm việc.

Bước 9: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật thông qua ứng dụng VNeID hoặc số điện thoại chính chủ.

Căn cứ tại tiết 2 tiểu mục 1 Mục I Phần II, Quyết định 5349/QĐ-BCA-C06 hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp trực tiếp như sau:

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho doanh nghiệp theo Mẫu TK02.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Trung tâm dữ liệu quốc gia về dân cư, Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội chơ cơ quan quản lý.

Bước 3: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Bước 4: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử tiến hành kiểm tra, xác thực thông tin về cơ quan, tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

- Thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh là 03 ngày làm việc đối doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

- Thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh không quá 15 ngày làm việc đối với doanh nghiệp không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Bước 5: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật thông qua số điện thoại hoặc địa chỉ gửi thư trước đó.

4. Cách tra cứu tên, mã định danh điện tử doanh nghiệp

Để tra cứu cứu tên, mã số định danh doanh nghiệp đã được xử lý chưa, người dùng cần thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VNeID

Bước 2: Tại giao diện đăng nhập nhấn chọn “Tra cứu xử lý hồ sơ cấp mã định danh tổ chức”, sau đó ứng dụng sẽ hiển thị quá trình xử lý hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp.

- Mã số định danh của doanh nghiệp sẽ được cập nhập ngay trên ứng dụng khi cơ quan quản lý định danh xác thực điện tử thành công. 

5. Doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử có bị xử phạt không?

Hiện tại, pháp luật chưa có quy định cụ thể về việc xử phạt đối với doanh nghiệp chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử. Tuy nhiên, nếu sau ngày 30/6/2025 doanh nghiệp vẫn chưa có tài khoản này, sẽ gặp nhiều vướng mắc trong quá trình hoạt động, đặc biệt là không thể thực hiện các thủ tục quan trọng như khai báo thuế, ký số tài liệu, hợp đồng, hay đăng ký các dịch vụ công trực tuyến. Điều này sẽ gây gián đoạn nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh, cũng như tiến độ xử lý công việc của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động và khẩn trương hoàn tất việc đăng ký tài khoản định danh điện tử để đảm bảo duy trì hoạt động ổn định, liên tục và đúng quy định.

Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp HƯỚNG DẪN CHI TIẾT với 2 phương thức đăng ký mã định danh điện tử cho doanh nghiệp, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian. Việc sở hữu tài khoản định danh không chỉ thể hiện sự tuân thủ pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc thực hiện các giao dịch điện tử, thủ tục hành chính trong môi trường số ngày càng hiện đại và minh bạch. Hy vọng rằng với những thông tin và hướng dẫn cụ thể đã trình bày, các doanh nghiệp sẽ sớm hoàn tất thủ tục đăng ký một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH MTV Luật Viên An để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.