Phương án nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2025 khi hệ thống trực tuyến gặp sự cố

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn thành báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ hằng năm trước ngày 05/12. Trong trường hợp Cổng Dịch vụ công Quốc gia phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc không thể truy cập, người sử dụng lao động cần chuyển sang phương thức nộp trực tiếp để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

Quy trình xử lý khi không thể nộp trực tuyến
Căn cứ Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP ban hành ngày 11 tháng 6 năm 2025, việc báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là thủ tục bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Song song với đó, đơn vị cần thực hiện thông báo tới cơ quan bảo hiểm xã hội tại khu vực đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, pháp luật cũng dự liệu phương án dự phòng nhằm đảm bảo sự thông suốt trong công tác quản lý hành chính. Cụ thể, khi gặp trở ngại kỹ thuật khiến việc báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia không thể thực hiện được, doanh nghiệp được phép và có trách nhiệm chuyển sang hình thức gửi báo cáo bằng bản giấy.
Hồ sơ giấy phải được lập chuẩn theo Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Nơi tiếp nhận hồ sơ vẫn là Sở Nội vụ, đồng thời doanh nghiệp phải gửi thông báo tương tự đến cơ quan bảo hiểm xã hội liên quan.
Riêng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, quy trình nộp báo cáo bản giấy cần gửi đến ba cơ quan để phục vụ công tác theo dõi, bao gồm: Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Lưu ý về biểu mẫu và cách phân loại nhân sự
Trong kỳ báo cáo 6 tháng cuối năm 2025, biểu mẫu áp dụng thống nhất là Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Để tránh sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, doanh nghiệp cần lưu ý các tiêu chí phân loại vị trí việc làm như sau:
Tại mục "Kính gửi", đơn vị ghi rõ tên Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý địa bàn. Đối với phần thống kê nhân sự, việc phân loại dựa trên tính chất quản lý và trình độ chuyên môn:
• Nhóm Nhà quản lý (Cột 8): Bao gồm nhân sự giữ các chức vụ lãnh đạo, có quyền chỉ huy, điều hành và quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp từ cấp trung ương xuống đến cấp xã.
• Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc cao (Cột 9): Dành cho nhân sự có trình độ chuyên môn từ đại học trở lên. Nhóm này áp dụng cho các ngành nghề đòi hỏi kiến thức nghiệp vụ sâu rộng như: khoa học kỹ thuật, y tế, giáo dục, công nghệ thông tin, luật pháp, văn hóa và quản lý kinh doanh.
• Nhóm Chuyên môn kỹ thuật bậc trung (Cột 10): Áp dụng cho nhân sự có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp, làm việc trong các lĩnh vực tương tự như nhóm bậc cao nhưng yêu cầu kiến thức và kinh nghiệm ở mức độ trung cấp.
Chế tài xử lý vi phạm
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý. Doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP ban hành ngày 17 tháng 01 năm 2022.
Mức phạt cụ thể được quy định như sau:
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không khai trình việc sử dụng lao động.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động.
Cần đặc biệt lưu ý, theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các mức phạt nêu trên áp dụng cho cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức, doanh nghiệp, mức phạt tiền sẽ bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, trên thực tế, một doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định khai trình sử dụng lao động có thể chịu mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng. Đối với lỗi không báo cáo tình hình thay đổi lao động, tổng mức phạt áp dụng cho doanh nghiệp sẽ dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.