Quy trình xây dựng thang, bảng lương doanh nghiệp theo mức lương tối thiểu vùng mới áp dụng từ năm 2026

Kể từ ngày 01/01/2026, Nghị định 293/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thiết lập mặt bằng mức lương tối thiểu vùng mới. Sự thay đổi này buộc các doanh nghiệp phải tiến hành rà soát, điều chỉnh và xây dựng lại hệ thống thang, bảng lương nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quyền lợi của người lao động.
1. Cập nhật mức sàn tiền lương mới theo vùng địa lý
Cơ sở quan trọng nhất để thiết lập bậc 1 trong thang, bảng lương là mức lương tối thiểu vùng. Theo quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP, từ đầu năm 2026, mức lương tối thiểu tháng và giờ được điều chỉnh tăng cụ thể như sau:
• Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng (hoặc 25.500 đồng/giờ).
• Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng (hoặc 22.700 đồng/giờ).
• Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng (hoặc 20.000 đồng/giờ).
• Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng (hoặc 17.800 đồng/giờ).
Doanh nghiệp có nghĩa vụ đối chiếu địa bàn hoạt động của mình với danh mục phân vùng để áp dụng mức lương tương ứng. Nguyên tắc bất di bất dịch là mức lương khởi điểm (Bậc 1) trong hệ thống thang bảng lương không được thấp hơn các con số nêu trên.
2. Nguyên tắc pháp lý khi xây dựng thang, bảng lương
Việc xây dựng hệ thống lương không chỉ là bài toán tài chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý được quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc:
• Mục đích sử dụng: Thang, bảng lương và định mức lao động là căn cứ pháp lý để tuyển dụng, thỏa thuận lương trong hợp đồng và thực hiện chi trả lương.
• Tính khả thi: Định mức lao động phải là mức trung bình mà đa số người lao động có thể hoàn thành trong thời giờ làm việc tiêu chuẩn, và bắt buộc phải qua giai đoạn áp dụng thử nghiệm trước khi ban hành chính thức.
• Công khai và dân chủ: Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn cơ sở) và niêm yết công khai văn bản tại nơi làm việc.
3. Những lưu ý đặc biệt trong kỳ điều chỉnh năm 2026
Khi chuyển tiếp sang năm 2026, ngoài việc nâng mức lương cơ bản, doanh nghiệp cần chú ý hai vấn đề trọng yếu liên quan đến chế độ đãi ngộ:
Về khoản phụ cấp đào tạo (7%):
Trước đây, pháp luật yêu cầu mức lương cho lao động đã qua đào tạo phải cao hơn ít nhất 7% so với mức tối thiểu vùng. Tuy nhiên, theo tinh thần mới, quy định này không còn tính bắt buộc cứng đối với các hợp đồng lao động mới từ ngày 01/01/2026, trừ khi hai bên có thỏa thuận riêng.
Dẫu vậy, khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2025/NĐ-CP nêu rõ nguyên tắc bảo vệ quyền lợi đã thỏa thuận: Nếu trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể ký trước đó đã có điều khoản về việc trả cao hơn ít nhất 7% cho lao động có trình độ, hoặc 5-7% cho điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, thì doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện, không được đơn phương cắt bỏ.
Về rà soát hợp đồng lao động:
Doanh nghiệp có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ các quy chế và thỏa thuận hiện hành. Pháp luật nghiêm cấm hành vi lợi dụng việc điều chỉnh lương tối thiểu để xóa bỏ hoặc cắt giảm các chế độ làm thêm giờ, làm việc ban đêm hoặc các khoản bồi dưỡng hiện vật đã được quy định.
4. Quy trình tham vấn và công bố
Để thang, bảng lương có giá trị pháp lý, doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc quy trình tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
1. Gửi đề xuất: Người sử dụng lao động gửi văn bản dự thảo thang, bảng lương đến các thành viên đại diện đối thoại của bên người lao động.
2. Tổng hợp ý kiến: Bên đại diện người lao động tổ chức lấy ý kiến tập thể (đặc biệt lưu ý ý kiến lao động nữ nếu liên quan) và tổng hợp thành văn bản phản hồi.
3. Tổ chức đối thoại: Dựa trên ý kiến phản hồi, hai bên tiến hành đối thoại để thảo luận, giải đáp vướng mắc. Cuộc đối thoại phải được lập biên bản có đầy đủ chữ ký.
4. Công bố kết quả: Chậm nhất 03 ngày làm việc sau khi kết thúc đối thoại, doanh nghiệp công bố công khai nội dung chính của buổi làm việc.
Sau khi hoàn tất tham vấn, doanh nghiệp ban hành quyết định áp dụng, niêm yết công khai tại nơi làm việc và lưu trữ hồ sơ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
5. Chế tài xử phạt vi phạm
Căn cứ Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về thang, bảng lương sẽ chịu mức xử phạt hành chính nghiêm khắc.
Đối với vi phạm về thủ tục xây dựng:
Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (mức phạt tổ chức gấp 02 lần cá nhân) nếu:
• Không công bố công khai thang, bảng lương tại nơi làm việc.
• Không xây dựng thang, bảng lương hoặc định mức lao động.
• Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.
Đối với vi phạm về mức lương chi trả:
Hành vi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng quy định sẽ bị phạt tiền dựa trên số lượng người lao động bị ảnh hưởng (áp dụng mức phạt đối với tổ chức là gấp đôi mức dưới đây):
• Từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng (vi phạm từ 1-10 người).
• Từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (vi phạm từ 11-50 người).
• Từ 50.000.000 - 75.000.000 đồng (vi phạm từ 51 người trở lên).